クレーム対応 電話編

他の部署の電話を受けた時の応対

会議などで全員が席を外している隣の部署の電話が鳴っている。
こういうシチュエーションも日常業務ではよくある光景です。

 

電話に気づいたあなたは、もちろん、受話器を取るでしょう。

 

電話をかけてきた相手は、あなたのことを、その部署のスタッフだと思っています。
「○○の件について聞きたいことがあるんだけど」と、いきなり本題から切り出されることもあります。

 

そんな時は、自分はその部署の人間でないことを明確にしたうえで、用件を聞くことが大切です。
たとえば

 

「毎度ありがとうございます。○○株式会社営業2課でございます」
「××ですが、先日、納品していただいた商品のことで確認を取りたいんですが、
分かりますか?」
「申し訳ございません。ただいま、営業2課の人間が会議で全員席を外しておりまして。
私、営業1課の山田と申しますが、よろしければ、伝言を承りますが。お急ぎでしたら、
担当の者にお電話をお回ししましょうか」
「じゃあ、伝言を頼むよ」

 

このように応対すれば、お客様も不快な印象は残らないはずです。

 

 

他の部署の電話を取った時の応対

@まず自分が、その部署の人間でないことを告げる
A自分で間にあうかどうかを確認する
B急ぎか否かを確認する



他の部署の電話を受けた時の応対関連ページ

「間違い電話」で応対の技量が問われる
クレーム対応を電話で受けるときの対応。ちょっと見直せばもっと上手になります!
会社までの道案内で、社員のレベルがわかる
クレーム対応を電話で受けるときの対応。ちょっと見直せばもっと上手になります!
電話の応対中に他の電話の呼出音が鳴った…
クレーム対応を電話で受けるときの対応。ちょっと見直せばもっと上手になります!