他の部署の電話を受けた時の応対
会議などで全員が席を外している隣の部署の電話が鳴っている。
こういうシチュエーションも日常業務ではよくある光景です。
電話に気づいたあなたは、もちろん、受話器を取るでしょう。
電話をかけてきた相手は、あなたのことを、その部署のスタッフだと思っています。
「○○の件について聞きたいことがあるんだけど」と、いきなり本題から切り出されることもあります。
そんな時は、自分はその部署の人間でないことを明確にしたうえで、用件を聞くことが大切です。
たとえば
「毎度ありがとうございます。○○株式会社営業2課でございます」
「××ですが、先日、納品していただいた商品のことで確認を取りたいんですが、
分かりますか?」
「申し訳ございません。ただいま、営業2課の人間が会議で全員席を外しておりまして。
私、営業1課の山田と申しますが、よろしければ、伝言を承りますが。お急ぎでしたら、
担当の者にお電話をお回ししましょうか」
「じゃあ、伝言を頼むよ」
このように応対すれば、お客様も不快な印象は残らないはずです。
他の部署の電話を取った時の応対
@まず自分が、その部署の人間でないことを告げる
A自分で間にあうかどうかを確認する
B急ぎか否かを確認する
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