ベルが3回鳴ったら10秒も待たせている
NTTの調査によると、人が電話をかける時、
呼び出し音が4回を超えると「相手は何をしているのだろうか」「不在かもしれない」と思うのだそうです。
市販の留守番電話機が5回以上の呼び出し音で留守番応対に切り替わるのも、
このような要因があるからなのかもしれませんね。
電話の1回の呼び出し音は、約3秒です。
4回以上、呼び出し音がコールするということは、相手は10秒以上「待っている」ことになります。
会社で電話を受ける場合、お客様に10秒以上待っていただくのは、明らかに待たせ過ぎです。
コール音が鳴ったら、3回までに出るように心がけてください。
とはいっても、パソコン入力などの業務の途中で受話器を取るまでに
4コール以上時間がかかってしまう場合もあります。
そんな時は、「お待たせしました」「大変お待たせいたしました」の一言を忘れないようにしましょう。
その言葉があるだけでも、お客様の印象はグーンと良くなるものです。
3回以上ベルを鳴らせてしまった時の一言
「お待たせしました」
「大変、お待たせしました」
電話を受ける時のポイントと言葉
事前準備
- 左手で受話器
- 右手でメモの用意
ベルが鳴ったら、でぎるだけ早く受話器をとる | 「はい、○○会社(課)でございます」 |
---|---|
3回以上鳴らしてしまったら… | 「お待たせいたしました」 「大変お待たせいたしました」 |
簡単な挨拶を忘れない | 「いつもお世話になっております」 |
相手が名乗らない時は、相手の会社名・氏名を確認する | 「失礼ですが、どちらさまでしょうか」 |
用件を聞く時はメモをとりながら応答する |
「恐れ入りますが、もう一度おっしゃっていただけませんでしょうか」 |
メモした内容は必ず復唱する |
「申し訳ございません。○○分後にこちらから、 折り返しお電話させていただきます」 |
自分では処理できない内容であるとわかったら… | 「恐れ入りますが、私ではわかりかねますので 上司の○○と替わります。少々お待ちくださいませ」 |
終わりの挨拶 | 「今後ともよろしくお願いいたします」 「ありがとうございました」 「失礼いたします」 |
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