電話をかける前にこれだけは準備しておこう
お客様から用件を聞き、それに関して折り返し電話を入れる、というシチュエーションは
日常的な業務でもよくあります。
そんな時、ダイヤルをしたまではいいものの、先方が電話に出ているにもかかわらず、
担当者の名前を忘れてしまったり、伝えるべき用件をスラスラと伝えることができなかったことは
ありませんか?
相手の名前がとっさに出て来なかったり、用件をキチンと伝えられないことは、
本人が気恥ずかしいだけでなく、相手にとっても失礼なことです。
そのようなミスを事前に防ぐためには、電話をかける前に、先方の電話番号、会社名、
取り次いでもらう所属部署名、担当者名を確認しておきましょう。
また、相手に伝えるべき用件は、あらかじめ整理してメモ用紙などにまとめておくようにしましょう。
電話をかける前に、これだけはチェック
- 相手の名前、部署名に誤りはないか?
- 伝えたい用件はしっかり整理されているか?
- 昼食時など、電話をかけて失礼な時間ではないか?
電話をかける時のポイントと言葉
事前準備
- 先方の電話番号・会社名・所属部課名・担当者名を事前に確認する
- 用件を整理してメモしておき、必要な書類や資料を手元に用意する
- 昼食時は避けるなど、相手の時間の都合を考える
先方の会社が出たら、まず自分の方から名乗る | 「わたくし○○会社の△△でございます。お忙しいところ恐れ入りますが、××課の○○様をお願いいたします」 |
---|---|
用件を伝える相手が出たら確認し、簡単に挨拶をしてから用件に入る | 「○○様でいらっしゃいますか」「いつもお世話になっております」 |
用件は簡潔にはっきりと 伝える 間違えそうな言葉や数字は、繰り返す、言い換えるなどの心づかいが必要 |
「早速でございますが○○の件で確認をさせていただきたいのですが」 |
相手が留守の時 | 「失礼ですが、何時頃お帰りになりますでしょうか」 |
再度かけ直す時 | 「では、その頃もう一度おかけいたします」 |
Call Backを頼む時 | 「恐れ入りますが、お帰りになりましたらお電話をいただきたいのですが」 |
伝言を頼む時 | 「○○様にお伝えいただきたいのですが、お願いできますでしょうか」 |
伝言を頼んだ人の名前を確認する | 「失礼ですが、お名前をお聞かせ願えませんでしょうか」 |
終わりの挨拶 |
「ありがとうございました。失礼いたします」 |
電話をかける前にこれだけは準備しておこう関連ページ
- ベルが3回鳴ったら10秒も待たせている
- クレーム対応を電話で受けるときの対応。ちょっと見直せばもっと上手になります!
- 受話器を取る時、切る時も気を抜かない
- クレーム対応を電話で受けるときの対応。ちょっと見直せばもっと上手になります!
- 電話とメモは常にワンセットで置いておこう
- クレーム対応を電話で受けるときの対応。ちょっと見直せばもっと上手になります!
- ダスキン 古河市
茨城県古河市のダスキンはダスキン古河南支店へ - 古河市のエアコンクリーニング
古河市でエアコンクリーニングをするならダスキン古河南支店 - 茨城県古河市の家事代行
茨城県古河市で家事代行を依頼するならダスキン古河南支店 - セントレア 駐車場
セントレア空港をご利用の際には民間駐車場の光駐車場をご利用下さい。 - 家事代行つくば市
茨城県つくば市で家事代行をお探しならダスキンつくば南支店 - シロアリ駆除つくば市
茨城県つくば市でシロアリ駆除を依頼するならダスキンつくば南支店 - 造園業者を東京で探すならビッグアイランド
東京の造園業者をお探しならビッグアイランドをご利用下さい。 - リフォーム業者取手市
リフォーム 取手|茨城県のリフォームなら「街のリフォーム屋さん」取手店 - つくば市のリフォーム業者
茨城県つくば市のリフォームなら「街のリフォーム屋さん」つくば店