伝言メモは正確・簡潔に
復唱しながら正確に聞き取る
不在者への伝言は、復唱しながらメモを取っていきます。
というのも、伝言の内容は当人にはわかっても、事情を知らない者にはわかりづらいことが多いからです。
また日時や数量、金額などが出てきたら、要注意。
数字の間違えは大きく響きます。
伝言内容は今一度きれいに清書し、机に置くときはテープ止めすると紛失を防げます。
※本人から電話の補足内容や相手の雰囲気(たとえば怒っていた様子)など、
あとから聞かれる場合もあるので、これらも忘れずに記入する。
曜日も省かない（日付の記入ミスがわかる場合がある)。
伝言相手には口頭フォローも
急ぎや重要な電話を受けたときは、本人が戻りしだい、
電話があってメモを置いたことを口頭でもフォローしておきましょう。
その他、電話相手が不在を知って「じゃ、結構です」と言って、電話を切ってしまった場合でも、
だれからいつ電話が入ったかはメモに残すようにしましょう。
何かと情報になります。
また、外出先から本人より伝言確認があった場合、伝え終わったメモには「済み」と記入します。
そうしておくと、再度、本人の電話が入ったとき、新しいメモのみ伝えれば済みます。
よくある電話での聞き間違え防止策
同音異義語の確認
- 私立と市立→「シリツはイチリツでしょうか、ワタクシリツでしょうか」
- 河と川→「さんずいの河でしょうか、３本川でしょうか」
まぎらわしい数字の確認
- 1(いち)と7(しち)→7は「なな」と発音する
- 4(し)と7(しち)→4は「よん」と発音する
- 4日(よっか)と8日(ようか)→「よんの日」「はちの日」と発音する
- 時刻は午前・午後をつけるか、24時間制で言う
アルファベット
- ビーとブイ→ビッグの「Ｂ」かＶサインの「Ｖ」か
- エムとエヌ→マジックの「Ｍ」かノートの「Ｎ」かなど、単語をつくって確認
発音が似ている地名
- 八チ公のいる渋谷(しぶや)か公園のある日々谷(ひびや)など
