オフィスマナー オフィスでのルール１
始業１５分前には出社
何分前に出社すれば良いかについては、
特に決まりがあるわけではありません。
現実問題として、通勤時の交通機関が送れる場合も考慮して
早めに家を出るに越したことはありません。
でも、本来の意図は、始業時間前に仕事に向かって頭を切り替えたり、
一日のスケジュールを確認するため、
早めに出社しておきましょう。
ですから、１５分前にこだわる必要はなく、
３０分前でもいいわけです。
要は仕事という飛行機が飛ぶ為の離陸準備に、
どれだけの時間が必要かという、
あなた自身の問題と考えましょう。
外出時は行き先を告げる
外出するときも同じです。
所定のボードがある場合には行き先と帰社時間の書き込みを
忘れないようにしましょう。
それから、離席とは違って、外出は長時間であること、
取引先との商談にからむ事も多いでしょうから、
上司に対してどこへどういう用件で出かけるのか、
きちんと説明しておくといいでしょう。
何か良いアドバイスをしてくれるかもしれません。
貴社時間は正確に予測できないケースも出て来ます。
予定よりも遅れそうな場合には、
こまめに会社に連絡を入れましょう。
休憩時間でも５分前には着席
時間ぎりぎりになってから、
あわててオフィスに戻ってくるのも見苦しいものです。
余裕を持って、５分前にはスタンバイするよう心がけましょう。
離席する場合はひと言かけて
トイレに行くとき以外の離籍は、必ず行き先と所要時間を周囲に告げておきましょう。
離籍中に、お客様から電話がはいることもあれば、
急用ができて上司があなたを探しているかもしれません。
会社に束縛されているのではなく、
結局は自分の仕事をスムーズに行うために必要なマナーなのです。
退社時のあいさつの意味
さて、終業時間がきました。
規則に従ってそのまま帰っていいのでしょうか。
その前に確認すべきことがいろいろあるはずです。
まず、仕事はキリのいいところで終わっているかを確認します。
よければ、帰り支度に取りかかりますが、
以下のような確認も忘れてはいけません。
○ 机の上のものはきちんと、整理・整頓されているか
○ 業務で使用した資料があれば、所定の位置に戻したか
○ 明日のスケジュール確認を済ませたか
○ パソコンなどの備品の電源は落としたか
などです。
その上で、周囲の人に「お先に失礼します。」
とていねいに声をかけて退社します。
これは、もちろんあいさつのマナーでもありますが、
さらに現実的な役割もあります。
あたなの所在情報を皆に知らせて置くということです。
黙って帰って、取引先から急用の電話などがあると
「○○君、帰ったのかしら。まだいるのかしら。。。」
などと迷うことがよく起こるからです。
帰ったことがはっきりわかっていれば、
その旨をきちんとお客様にも説明できるのですから。
遅刻・欠勤・早退時のルール
① 遅刻の場合
通勤途中での電車遅延など、
不可抗力による理由以外での遅刻は、
社会人としては失格です。
また、遅刻はクセにもなりますから、
遅刻常習者のレッテルを貼られないよう心すべき問題です。
では、やむをえず遅刻しそうな場合ですが、
必ず始業前に上司に連絡を入れ、理由を説明しなければなりません。
その際、出社できる予想時刻を伝え、すでに予定とされている業務にさし障りが
ある場合には対応策を相談します。
② 欠勤の場合
病気などの急な欠勤の場合も同様です。
よほどの重病でない限り、
自分で会社に連絡を入れ、
その日の仕事の状況をよく説明し、業務の支障の有無を知らせます。
どうしてもその日に処理しなければいけない業務がある場合には、
上司に引継ぎをお願いします。
③ 早退の場合
体調不良や緊急事態の発生による早退の場合も、
仕事の状況について上司に説明し相談します。
他の人に出来るだけ迷惑をかけないよう、
やれるだけのことはやったうえで早退します。
こうした手順を無視し、自己都合だけで勝手に遅刻や欠勤、
早退をすることは、ルール違反であるばかりか、
あなたの信用を失墜させることになります。
そうなればやがて会社にもいられなくなると覚悟した方がいいでしょう。
ルールは厳しく守らなければいけないのです。
またいずれの場合も、次に出社した際には迷惑をかけた人に、
「ご迷惑をおかけしました」とお詫びをしましょう。
残業・休日出勤時のマナー
残業になった場合のマナーの基本は、
てきぱきと仕事を処理し、できるだけ早く終わらせる事です。
残業代稼ぎなどという意識は決して持ってはいけません。
だらだらやっていると、
あなたは仕事の出来ない人間とみなされてしまいます。
会社は残業まで評価の対象とします。
休日出勤は他に社員も少なくオフィス内は開放的な
感じになることが多いでしょう。
だからといってあなたの心まで一緒に開放してはいけません。
するべき事をきちんと済ませ、
帰るときにはきちんと後片付けを忘れずに。
フレックスタイム制は、ぜんいんが一緒に仕事をするコアタイムを除いて、
自分が働く時間をその前後にずらせる働き方です。
したがって、始業や就業時間が各自ばらばらになります。
そうした場合、昼近くに出社した社員にも「おはようございます」のあいさつでかまいません。
逆に、早い時間に帰る人はそれだけ朝も早く来ているわけですから、
気持ち良く「お疲れ様でした」と声をかけましょう。
また、引継ぎのある場合は、コアタイムのなかで連絡を取り合うように注意しましょう。
