連絡手段のメリット・デメリットを把握する
今では多様な連絡手段があります。電話・メール・FAX・手紙それぞれに特徴があり、
メリットとデメリットがあります。
それぞれの特性を理解した上で、使い分けることが大事です。
①電話
最近は電話が苦手な人も増えているようですが、これを避けてはビジネスが成立しません。
肉声でのやり取りは文字のやり取りと違い、微妙なニュアンスも伝わりますし、
簡単な議論ならばその場でできます。スピード時代の今でも非常に有効な連絡手段で
あることに変わりありません。
特に緊急を要する用件などは、相手がいつ読むかわからないFAXやメールでは不安があります。
②FAX
地図や書籍のコピーなどの資料、手書きで修正を加えてある文書などビジュアルで
伝えたいものを送る時にはFAXが向いています。
ただし、送り間違いなどが起こることもありますので、機密文書を送る時は慎重に
ならなければいけません。
送信先の番号の確認、特に重要な書類の場合は相手先へ、着いたかどうかを電話で
確認しましょう。
③メール
メールは場所や時間、数値などを伝えるのに確実性があります。
電話では聞き違いが起こることもあり、また相手にメモをとらせる手間を強要することにもなります。
また、相手が不在であっても用件を送信しておけるため、送る側も受け取る側も
都合のいい時間帯にやり取りをすることができるのです。
ただし、特に重要な内容については「メールを送らせていただきましたが、届きましたでしょうか？」と
確認の電話を入れ、口頭でもう一度確認するといいでしょう。
④手紙
手紙は気持ちを伝えるための有効な手段です。ただし、必ず肉筆で書くようにします。
字にあまり自信がないという人でも、ていねいに構書で書けばまったく問題ありません。
むしろ、一生懸命な気持ちがよく伝わるでしょう。
年賀状など一度に大量に発送するようなものは、ある程度ひな型を印刷でつくるのは、
仕方がないことですが、必ず「昨年はいろいろお世話になりました。今年もよろしくお願い
いたします」などを肉筆で書き足すことです。
最近では肉筆の手紙をやり取りするという機会も減ってきたとは思いますが、
そうした今だからこそ肉筆の効果は絶大になってきたのではないでしょうか。
連絡手段の正しい使い分けが、正確.迅速なビジネスを生む！
連絡手段のメリット・デメリット
電話
＜メリット＞
- いったんつながれば確実に用件を伝えられる
- 言葉のニュアンスまでよく伝わる
- 簡単な議論ならばその場でできる
＜デメリット＞
- メモをとらないと紙として情報が残らない
- つながらない場合は何度もかける必要がある
FAX
＜メリット＞
- 地図などのビジュアル情報をそのまま送ることができる
- 紙として情報が残る
＜デメリット＞
- 送り間違いがある
メール
＜メリット＞
- 好きな時に送り、受け取ることができる
- データが残る
- 文書のやり取りも瞬時にできる
＜デメリット＞
- 言葉の微妙なニュアンスが伝わらない
- 緊急時に相手が見る保証がない
手紙
＜メリット＞
- 感情がよく伝わる
＜デメリット＞
- スピードが遅い
正しく「伝える」9大ポイント
- 話し方や表現をわかりやすく工夫すること
- 聞き手の誤解や早合点に注意すること
- 先入観で内容がかたよらないようにすること
- マイナスの情報を隠さないこと
- プラスの情報を誇張しないこと
- 感情的にならないこと
- 相手が知らないことには十分な説明をすること
- 自分の好き嫌いで語らないこと
- 相手の外見や態度に左右されないこと
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