若手に問われる指示・命令能力
最近では、派遣社員・アルバイトを使う企業も多くなり、若手でも指示・命令を
的確に下す能力が問われる会社も多くなってきました。
上司の指示は的確にこなせても、いざ自分が指示を出すとなると難しいものです。
ここではまず指示・命令の基本的なルールを紹介します。
指示・命令を的確に出すためには、その人の能力や状況、持っている時間を考えて、
マッチするように与えることが肝心です。
例えば、まだ経験が浅く1の能力しかない人に10の仕事を指示したり、
2時間しか空き時間がない人に4時間かかる仕事を任せたりするのはミスマッチです。
あらゆる仕事の基本でもありますが、仕事を指示する場合には期限を
明確にすることが大切です。明確な期限を区切らない仕事は、部下はまずやりません。
仕事を指示する時は「この仕事を明日の12時までに」と必ず期限を示すようにしましょう。
ただし、期限には余裕を持たせるようにします。
短すぎる期限では、仕事の質は落ちてしまいますし、部下もあなたに不信感を抱くでしょう。
仕事量を考えて、過不足のない期限を付けるようにします。
指示や命令を出す時は、その仕事の目的や背景、しなければいけない理由を説明しましょう。
そうすれば、部下のほうでも仕事を納得した上で進められますし、目的にかなった形で
仕事を完成させることができます。
例えば、お客様に渡す資料を部下につくってもらう場合、「Aについての資料をつくっておいて」では、
指示を受ける側はその資料を何に使うのかわかりませんから、ただまとめるだけといった表面的な
仕事しかできません。
しかし、「明日お客様に渡すから、Aについての資料をつくっておいて」と言えば、
部下のほうでもお客様の見やすいように工夫をするでしょうし、作業の精度も高くなるでしょう。
指示を出す時は、相手の理解を確認しながら進めることが大事です。
指示・命令を出しても、相手が理解していなければまったく意味がありません。
指示内容を確実に伝えるには、相手には必ずメモをとってもらうようにし、指示の最後に
メモを復唱させるようにするといいでしょう。
また、指示が長くなる時は、「ここまでいい？」などと確認をしながら、話を進めるのも大切です。
指示.命令のポイントは相手の理解・納得と明確な期限！
