信頼される報告の仕方、四つのポイント!
報告は正確に簡潔に伝えることが大事です。
ここでは、正確・簡潔な報告を行なうための基本的なポイントを紹介します。
報告は事実をありのままに報告することを心がけましょう。
私たちは、どうしてもプラス材料を大きく、マイナス材料を小さく伝えがちです。
そういう言い方が上司の正しい判断をくもらせてしまうのです。
報告で一番大事なのは客観的な事実です。これを正確に過不足なく伝えるには、
5W3Hに照らし合わせることがコツです。
「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「どのように」「なぜ」そうしたのか?をあらかじめ整理しておき、
どこかにあいまいなところがないか報告内容をチェックするのです。
また「いくつ」「いくら」などの数値は特に正確に伝える必要があります。
場合によっては文書の形で添えるようにするといいでしょう。
報告ははじめに結論を伝え、その後に経過や理由を述べるようにするのが、
最もスマートな報告の仕方です。
「YES」か「NO」か、「できた」のか「できなかった」のか、「プラス」なのか「マイナス」なのかを
はじめに伝え、その理由や経過はそのあとに述べるようにします。
自分の見解や意見を付け加えたい時は、「私の思ったことなんですが…」と言って
最後に付け加えるようにします。
それが事実なのか、自分が思ったことなのかをはっきり分けて報告することが大切です。
あいまい言葉というのは「多分」「もしかすると」「おそらく」「はっきりとは言えないのですが」
などの言葉のことです。
こうした言葉が報告に入ると、とたんに内容がはっきりしなくなります。
こうした言葉はできるだけ使わないようにしましょう。
もしこうした言葉を使いたい場合は、「なぜ、そうなるのか」という根拠を必ず添えるようにします。
若手が「〜だから、多分Aになるだろう」と思っても、ベテランは同じ根拠から「Bになるだろう」と
別の結論を導き出すかもしれないからです。
また「あの件」「例の品物…」など不明確な言い方も誤解を生む原因になります。
以上のポイントを守って行なえば、報告は正確かつ簡潔になります。
こうした報告ができる人は、上司から見ても信頼できる頼もしい部下であると言えます。
事実ありのまま、結論先出し、意見は最後、あいまい言葉は絶対避ける!
<「報告する!」基本チェックシート>
- 仕事がすみ次第、ただちに報告していすか?
- 上司に催促される前に報告していますか?
- 長期にわたる仕事は途中経過をまめに報告していますか?
- 仕事が期限内に終わりそうにない時、前もって報告していますか?
- 報告は仕事を命令した本人にしていますか?
- 数字や固有名詞などは正確に伝えていますか?
- 結論を先に、簡潔で要領を得た報告をしていますか?
- 事実をありのまま話していますか?
- 場合によっては文書での報告も併用していますか?
- つねに上司への情報提供を惜しまず、実行していますか?