接待の目的とその準備

接待とはビジネスイベント

接待は、ただ飲んだり食べたりする場ではありません。どんな接待にも、必ず目的があります。

• 日ごろの仕事へのお礼
• さらに親しい関係を築くため
• 売り込みや商談に関わるもの

このように、接待はビジネスのイベントとして開かれるものです。イベントである以上、段取りや気配りなど、押さえておくべき点がたくさんあります。

接待で気をつけるべきこと

ひと言でいえば、相手に喜んでもらうことです。言い換えれば、少しでも嫌な思いをさせないよう気を配ることです。

たとえば、帰りの車の手配も含めて、相手にお金を負担させてはいけません。

たとえ契約を取るための接待でも、もてなすことで相手に心理的な圧力をかけるのは避けなければなりません。

サービスが行き過ぎて、夜遅くまで相手を連れ回すのも厳禁です。翌日の仕事に差し支えてしまいます。

大切なのは、誠意のこもった心ある接待です。それが相手の満足につながり、楽しんでもらうことにつながります。

ですから、考えの中心はあくまで相手です。もてなす側の好みや都合は脇に置きましょう。そのうえで細かな点まで注意を払い、失敗のない接待を準備します。

会場・料理の選定は綿密に

接待の目的は先に挙げたとおりです。その目的に合わせて、上手に会場と料理を選ばなければなりません。相手の立場や目的に対して、豪華すぎても、物足りなくてもいけません。

店選びのチェックポイント

接待の重要度に合わせて候補をいくつかに絞ったら、できれば実際に下見をしましょう。交通の便、部屋の様子、コースの内容などをしっかり確かめます。

評判のよい店ほど予約が埋まりやすいものです。早めに予約して、希望どおりの席を押さえましょう。

案内状には地図も忘れずに

日時と場所が決まったら、案内状を送ります。メールでかまいません。FAXを使う職場ではFAXでもよいでしょう。

案内には、日時、会場、参加者の名前をはっきり書きます。地図も忘れてはいけません。お店の案内チラシが手に入るなら、地図も載っているのでいちばん便利です。

前日には「明日はどうぞよろしくお願いいたします」とあいさつし、最終確認をしておきましょう。

送迎が必要な場合は

ふつうは会場で待ち合わせますが、交通の便によっては送り迎えが必要になることもあります。

手土産の手配が必要なことも

手土産は必ず要るものではありません。用意する場合は、前もって手配しておきます。会場のお店に用意してもらうと、何かと便利です。

渡すのは帰り際に、さりげなく手渡すのがスマートです。大げさにならないようにしましょう。

また、次のような手土産は避けます。

• 明らかに高価すぎるもの
• 持ち帰るのに邪魔になるもの
• すぐに冷蔵が必要なもの
• 好き嫌いが分かれやすいもの

こうした細かなところにも、相手への心配りを忘れないようにしたいものです。