書類送付の基本ﾏﾅｰ
送付状を必ず添える
手紙などとは違って、書類や小荷物を発送するときについ忘れがちなのが「送付状」です。
中身さえ届けばいいという安易な気持ちがあるとすれば、ﾋﾞｼﾞﾈｽﾏﾝ失格です。
「送付状」は受け取る側に対する礼儀であるとともに、届いた荷物の内容確認をする意味があります。
ですから、送付状には簡単な挨拶文のほかに、付物の内容を箇条書きで記しておく必要があります。
重要な書類は傷まぬ手立てを
梱包の仕方ひとつをとってもその人の人柄が出るものです。
ﾌﾛｯﾋﾟｰやCD-ROMなどのﾜﾚﾓﾉ、写真などの折れ目のつきやすいものは、
ｹｰｽや厚紙を使って保護し、梱包する必要があります。
要は受け取った側の立場になって、ていねいな荷造りを心がけることです。
利用手段と集荷期限を確認
ﾃﾞｼﾞﾀﾙ時代とはいえ、ﾋﾞｼﾞﾈｽではさまざまな書類や荷物が行き来します。
むしろ紙の発送物は増加傾向にあるといってもいいでしょう。
日常の業務においては、どんな発送ｻｰﾋﾞｽが利用でき、いつまでに出せば、
相手にいつ届くかを事前に知っておくことが肝心です。
いざというときあわてないよう、郵便局や民間各社の利用ﾒﾆｭｰを把握しておきましょう。
また各社とも新ﾒﾆｭｰの開発にしのぎを削っていますから、新しいｻｰﾋﾞｽの動向にも注目しましょう。
郵便局・宅配便・航空便の新手ﾒﾆｭｰ
書類や荷物が、よりｽﾋﾟｰﾃﾞｨｰに発送できる時代になってきました。
たとえば・・・
「定形小包郵便物(EXPACK(ｴｸｽﾊﾟｯｸ)500)」
500円の専用封筒で全国どこでも送ることができるﾜﾝｺｲﾝ小包。切手不要、料金計算不要、ﾎﾟｽﾄに投函。そんな手軽さが評判を呼んでいます。
もちろんこれは、郵便局のｻｰﾋﾞｽﾒﾆｭｰのひとつ。
その他、郵便局では、
差出日の翌日午前10時までに届ける「翌朝10時郵便(ﾓｰﾆﾝﾝｸﾞ10)」
差し出されたその日に届け、電話一本で集荷もする「新特急郵便」
などもﾒﾆｭｰに加えています。
民間においても、おなじみのﾄﾗｯｸ宅配便に加え、ﾊﾞｲｸや自転車による即日配達ｻｰﾋﾞｽなども出てきています。
なお、国内だけではなく、海外への航空便もより便利になり、郵便局をはじめ各宅配会社などがｻｰﾋﾞｽを競い合っています。ただ、海外への荷物は、国・地域での利用制限、税関等の問題があるため、利用にあたっては事前によく調べる必要があります。
いずれもﾎｰﾑﾍﾟｰｼﾞなどで検索し、確認するといいでしょう。
★ﾒﾆｭｰ
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