伝言ﾒﾓは正確・簡潔に
復唱しながら正確に聞き取る
不在者への伝言は、復唱しながらﾒﾓを取っていきます。
というのも、伝言の内容は当人にはわかっても、事情を知らない者にはわかりづらいことが多いからです。
また日時や数量、金額などが出てきたら、要注意。
数字の間違えは大きく響きます。
伝言内容は今一度きれいに清書し、机に置くときはﾃｰﾌﾟ止めすると紛失を防げます。
※本人から電話の補足内容や相手の雰囲気(たとえば怒っていた様子)など、
あとから聞かれる場合もあるので、これらも忘れずに記入する。
曜日も省かない（日付の記入ﾐｽがわかる場合がある)。
伝言相手には口頭ﾌｫﾛｰも
急ぎや重要な電話を受けたときは、本人が戻りしだい、
電話があってﾒﾓを置いたことを口頭でもﾌｫﾛｰしておきましょう。
その他、電話相手が不在を知って「じゃ、結構です」と言って、電話を切ってしまった場合でも、
だれからいつ電話が入ったかはﾒﾓに残すようにしましょう。
何かと情報になります。
また、外出先から本人より伝言確認があった場合、伝え終わったﾒﾓには「済み」と記入します。
そうしておくと、再度、本人の電話が入ったとき、新しいﾒﾓのみ伝えれば済みます。
よくある電話での聞き間違え防止策
同音異義語の確認
- 私立と市立→「ｼﾘﾂはｲﾁﾘﾂでしょうか、ﾜﾀｸｼﾘﾂでしょうか」
- 河と川→「さんずいの河でしょうか、3本川でしょうか」
まぎらわしい数字の確認
- 1(いち)と7(しち)→7は「なな」と発音する
- 4(し)と7(しち)→4は「よん」と発音する
- 4日(よっか)と8日(ようか)→「よんの日」「はちの日」と発音する
- 時刻は午前・午後をつけるか、24時間制で言う
ｱﾙﾌｧﾍﾞｯﾄ
- ﾋﾞｰとﾌﾞｲ→ﾋﾞｯｸﾞの「B」かVｻｲﾝの「V」か
- ｴﾑとｴﾇ→ﾏｼﾞｯｸの「M」かﾉｰﾄの「N」かなど、単語をつくって確認
発音が似ている地名
- 八ﾁ公のいる渋谷(しぶや)か公園のある日々谷(ひびや)など
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